Les outils de communication numériques, très présents dans le travail quotidien, ont été profondément impactés par la transformation digitale : s’ils apportent beaucoup, leur utilisation emporte des  conséquences pouvant être importantes en termes de stress et de fatigue. La crise sanitaire a amplifié ces aspects négatifs : d’où la nécessité de fixer un cadre de travail numérique. . 

*Les effets négatifs du recours aux outils de communication numérique ressortent de 4 catégories :

-nombre de canaux de communication avec un empilement des moyens de communication, démultipliant les canaux à gérer par un même salarié.

-nature même des canaux de communication : risques de  zappings et de déconcentration, fatigue cognitive, stress lié à une pression à la réponse immédiate…

-contenu des échanges eux-mêmes : incivilités numériques, manque/absence, de politesse dans les e-mails, jeux tactiques, jeux de désengagement …

-présentéisme numérique (rester connecté pour montrer qu’on travaille), et opportunisme numérique (répondre rapidement à son supérieur en dehors des heures de travail)….

*Le travail a besoin d’un cadre pour permettre à chaque salarié de  réaliser sa mission, ce qui nécessite de s’assurer que le salarié connaisse le sens de ses missions, l’organisation du travail et les modes relationnels définis. Les comportements proscrits au sein de l’équipe, tricher, mentir, manipuler doivent être précisés… Mais il ne faut pas confondre autorité et autoritarisme : incarner l’autorité, c’est établir et faire respecter des règles en s’appuyant sur des valeurs communes tandis que l’autoritarisme vise  à  appliquer, souvent par la peur, des règles édictées exclusivement par le top management. En pratique, le cadre de travail au sein d’une équipe doit :

–être fixé par le manager/direction ou co-construit avec les collaborateurs, ce qui est souhaitable dans les structures où le climat organisationnel est sain, en en donnant le sens et en exprimant clairement les conséquences du non-respect.

–être affiché, communiqué et être intégré au processus de recrutement pour permettre au nouvel embauché de s’approprier les règles en toute connaissance.

–être intégré dans les règles de vie du collectif pour faire partie des éléments de langage quotidiens et être repris en toute occasion.

*Comment s’y prendre pour fixer le cadre de travail numérique ?  Le cadre du travail numérique doit ajouter des précisions en fixant les canaux numériques de communication au sein de l’équipe, avec les clients internes/externes, les usages attendus et proscrits. Ces règles au niveau de l’équipe, dans le respect des règles de l’entreprise, doivent être animées au niveau de l’équipe par le manager.

-à partir de l’analyse des usages actuels de l’équipe en fonction des types d’interlocuteurs, et les avantages/difficultés soulevés et d’une présentation des travaux réalisés à l’ensemble de l’équipe…

-avec une construction coopérative traitant différents points : °Quels  canaux de communication à privilégier ? Avec qui et dans quel contexte ? Quels délais de réponses attendus et comment elles doivent se faire ? ° Quelle forme pour les contenus ? Construction des messages, Formules de politesse…°Quelles périodes d’utilisation au regard de sphère privée/sphère professionnelle…

Ensuite il convient d’animer le cadre de travail numérique via différents leviers ; accompagner l’équipe sur les règles fixées ; rappeler  lors des rituels managériaux l’importance des règles posées ;  soutenir l’équipe, face à un client mécontent si les règles du cadre de travail numérique ont été respectées et que cela a engendré un mécontentement ;  montrer l’exemple. Et si nécessaire, faire évoluer si nécessaire : rester à l’écoute (signaux faibles des difficultés rencontrées) et être flexible en réorganisant  le cadre de travail numérique en cas de besoin.

Pour en savoir plus : https://www.rhinfo.adp.com/rhinfo/2021/fixer-le-cadre-de-travail-numerique-dans-les-entreprises